Was braucht man für erfolgreiche virtuelle Kommunikation?

ODER

Warum ist Kommunikation komplizierter geworden, obwohl wir virtuell miteinander sprechen, um Projekte zu managen?

Mit Teams und Partnern an verschiedenen Standorten Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets zu realisieren, ist nicht immer einfach. Mit zunehmender Globalisierung sind die Herausforderungen, mit Teammitgliedern aus unterschiedlichen Kulturen und Organisationen zu kommunizieren, komplexer geworden. Die Diskussion um Vielfältigkeit und Integration bestimmen in viel stärkerem Maße Alltag und Berufsleben. Das Versenden einer E-Mail oder die Leitung einer Telefonkonferenz in einer Fremdsprache, insbesondere mit anderen Nicht-Muttersprachlern, machen diese Aufgaben komplexer. Das Zusammentreffen aller oben genannten Faktoren stellt uns vor die Herausforderung, bei der Nutzung digitaler Medien effektiv zu kommunizieren, und gleichzeitig die Mechanismen der Teamdynamik zu verstehen und anzuwenden. Andernfalls sind Missverständnisse, Frustration, Kostenüberschreitungen und unzufriedene Kunden vorprogrammiert.

Wie können Sie erkennen, dass Kommunikation zu unbefriedigenden Ergebnissen führt? 

Betrachten Ihre Teammitglieder die Video- bzw. Telefonkonferenz als unterhaltsamen Chat, eine Chance zwischenmenschliche Beziehungen aufzubauen, oder als Informationsaustausch, um eine schnelle Entscheidung zu treffen? Werden zugeteilte Aufgaben auch in der vereinbarten Art und Weise erledigt? Wie kommunizieren Muttersprachler in Ihrem Team? Verwenden sie unbekannte Redewendungen und sprechen so schnell, dass andere Teilnehmer kaum Zeit finden, Ihre Gedanken zu sammeln und ein völlig anderes Verständnis von Inhalten entsteht. Oder machen häufige Unterbrechungen und Ablenkungen das Meeting unproduktiv?

Vielleicht sind die Herausforderungen technischer Art?

Ein wesentlicher Bestandteil unserer Kommunikation geschieht nonverbal. Körpersprache und andere visuelle Signale gehen beim Einsatz von E-Mail oder Telefon verloren. Ein zusätzliches, ganz entscheidendes Merkmal virtueller Kommunikation besteht darin, dass Sie Ihre Partner vielleicht nie persönlich zu Gesicht bekommen. Entscheidend für den Erfolg ist daher der Aufbau von Vertrauen. Oder ist die Kommunikation mit Teilnehmern aus unterschiedlichen Zeitzonen ein Auslöser, der zu verminderter Produktivität und letztlich zu Frustration führt? Hat Ihr Team einen Notfallplan, falls technische Kommunikationsmedien nicht funktionieren oder Verbindungen nicht zustande kommen? Dies sind weitere Faktoren, die es beim Einsatz virtueller Meetings zu berücksichtigen gilt.

Wie können Sie Ihr Team dazu bringen, trotz unterschiedlicher Herangehensweise effektiv zusammenzuarbeiten? 

Hier sind einige Vorschläge zu Aufbau und Entwicklung notwendiger Team-Kompetenzen:

• Vor Beginn eines großen Projekts ist es wichtig, eine gemeinschaftliche Teamumgebung aufzubauen, die auf Vertrauen und Sensibilisierung basiert. Zum Beispiel unterstützt die individuelle Sichtbarkeit in einem virtuellen Raum die Identitätsbildung, insbesondere dann, wenn Partner nicht persönlich anwesend sein können.
• Entwickeln Sie Strategien und schaffen Sie Klarheit und Verständnis, wie man in einer interkulturellen virtuellen Umgebung arbeitet. Machen Sie deutlich, welche Unterstützung angeboten wird. Ein Verhaltenskodex kann als Leitfaden hilfreich sein. Vorbereitung und Nachbereitung spielen ebenfalls eine gewichtige Rolle.
• Die Zusammenarbeit im Team unterscheidet sich auch auf der technischen Seite, je nachdem, ob sich Teammitglieder an einem Ort persönlich zusammenfinden oder im virtuellen Raum zusammenarbeiten. Die Führung in einem virtuellen Team erfordert besondere Kenntnisse, wie Teilnehmer motiviert werden, und bekommt eine weitere Dimension, wenn man dabei selbst nicht der Chef ist. Auch der Medieneinsatz ist kritisch zu prüfen, sodass Meetings interaktiv gestaltet werden können. Diskutieren Sie auch Lösungsansätze für den Fall, dass es im Team zu Störungen kommt, um solchen Ereignissen frühzeitig entgegenzuwirken.

Schließlich gilt es Erfahrungen und Best Practices zu identifizieren und zu analysieren, wie diese den Projekterfolg beeinflussen. „Vertrauen“ geht vor „Aufgabenstellung“ – dieses Motto stellt einen wichtigen Eckpfeiler virtueller Führung dar.

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